Individuazione delle problematiche

La questione del pagamento delle quote condominiali (ordinarie e straordinarie) e delle spese condominiali può essere analizzato sotto diverse angolazioni:

– interno ed esterno: a) pagamenti al condominio in persona dell'amministratore p.t.  b) i pagamenti del condominio verso i propri fornitori c) pagamento diretto dei proprietari ai fornitori del condominio;

– le modalità concrete di pagamento a) contanti, b) assegni, c) bonifici;

– il soggetto legittimato a  ricevere il pagamento: a) l'amministratore o un suo delegato, b) il creditore esterno al condominio direttamente;

– il soggetto legittimato a effettuare i pagamenti:  l'amministratore o un suo delegato.

La questione delle modalità di pagamento delle quote e delle spese condominiali deve essere tenuta distinta da altre problematiche:

– l'individuazione del soggetto obbligato al pagamento in caso di trasferimento dell'immobile (occorre comprendere se la spesa è di ordinaria o straordinaria amministrazione);

– l'individuazione del soggetto obbligato al pagamento fino alla consegna del contratto di trasferimento dell'immobile all'amministratore p.t.

–  obblighi contabili dell'amministratore (rendiconto)

Modalità di pagamento

Ci si potrebbe chiedere se conviene effettuare i pagamenti in contanti o con altri mezzi cartacei o elettronici che permettono la tracciabilità del pagamento e/o la ricostruzione della contabilità del singolo proprietario verso il condominio e del condominio verso i fornitori  (assegni, bonifici).

E' opportuno anticipare che la risposta al quesito è identica sia se si pensa la pagamento del singolo proprietario al condominio, sia se si pensa al pagamento del condominio verso i propri fornitori.

I mezzi migliori di pagamento (assegni e bonifici) sono quelli che assicurano la tracciabilità del pagamento anche a distanza di anni (oppure, meglio) i migliori mezzi di pagamento sono quelli che permettono la ricostruzione della contabilità condominiale anche dopo anni.

E' vero che oggi il debitore può effettuare il pagamento in contanti per debiti fino a 1000 euro e, quindi, non sussiste l'obbligo di usare mezzi di pagamento alternativi,  ma, nell'ambito condominiale (a tutela dell'amministratore e dei proprietari) è opportuno evitare l'uso del contante per i pagamenti (in entrata ed in uscita), in quanto l'uso del contante non permetterebbe ( o renderebbe molto difficile)  la ricostruzione della contabilità condominiale ex post in caso di problemi o contestazioni (oppure anche solo in presenza del trasferimento dell'immobile). Inoltre, nel condominio l'obbligo contabile di far passare tutti i pagamenti dal conto corrente condominiale, imposto dal legislatore all'amministratore di condominio, rende, di fatto, impossibile l'uso del contante ed inciderebbe sul rendiconto del condominio.

Oggi, è opportuno diffidare dagli amministratori di condominio che impediscono (o non agevolano) l'uso di pagamenti diretti sul conto corrente del condominio (es. bonifici) e che, al contrario, prediligono pagamenti in contanti.

E' opportuno anche ricordare che chiuso l'anno solare (cioè dopo il 31 dicembre) l'amministratore non può più richiedere le eventuali bollette mensili non riscosse relative all'anno precedente, (in quanto legate al preventivo che ha concluso la sua efficacia il 31 dicembre), ma può richiedere solo il c.d. conguaglio, cioè la differenza tra quanto versato dal proprietario durante l'intero anno e la quota di spese annuali a carico del proprietario. E' opportuno sottolineare che il c.d. conguaglio non è detto che sia passivo per il proprietario.

Il soggetto legittimato a riceve il pagamento

Sul punto è meglio distinguere il rapporto proprietario – condominio, dal rapporto condominio – singolo fornitore.

Quando al rapporto condominio – singolo fornitore operano le normali regole, il pagamento si effettua al creditore, possibilmente usando mezzi di pagamento che assicurano ai proprietari il controllo della gestione e garantiscono la ricostruzione della contabilità del condominio ex post, se sorgono contestazioni.

Quanto, invece, al rapporto proprietario – condominio, le quote (ordinarie e straordinarie) si pagano all'amministratore p.t. (anche in tal caso è meglio usare sistemi di pagamento che garantiscono il controllo della gestione del condominio), però, può capitare che il proprietario riceva una lettera con una richiesta di pagamento da parte di un creditore del condominio, oppure, un decreto ingiuntivo (titolo esecutivo) per il pagamento da parte di uno dei creditori del condominio.

In presenza di un titolo esecutivo notificato al singolo proprietario è possibile pagare al creditore del condominio senza troppe formalità o domande e il pagamento estingue anche il debito.

Diversa è la questione del pagamento diretto al creditore del condominio in assenza di un titolo esecutivo, ma in presenza di una mera raccomandata di messa in mora.  La Cassazione civ. sez. VI del 17 febbraio 2014 n. 3636 ha affermato che "ponendosi il Condominio, nei confronti dei terzi, come soggetto di gestione dei diritti e , amministratore dello stesso assume la qualità di necessario rappresentante della collettività dei condomini sia nella fase di assunzione di obblighi verso interno della collettività condominiale, come unico referente dei pagamenti ad essi relativi, così che non è idoneo ad estinguere il debito pro quota del singolo condomino, il pagamento diretto eseguito a mani del creditore del Condominio le volte in ente di gestione non si sia a sua volta munito di titolo esecutivo nei confronti del singolo condomino". 

Quindi, in assenza di un titolo esecutivo (es. decreto ingiuntivo) il pagamento diretto al creditore del condominio non libera il proprietario verso del proprio debito verso il condominio. Questo, però, non significa che il creditore debba incassare due volte la stessa somma (dal singolo proprietario e dal condominio) o che il condominio (nel suo complesso) debba pagare due volte lo stesso debito (una volta tramite singolo proprietario e l'altra come condominio nel suo complesso).

Il problema, semmai, è solo quello di comprendere quale è il sistema migliore per evitare duplici pagamenti o recupere quanto pagato due volte. Infatti, se il creditore riceve due volte lo stesso pagamento dovrà restituire uno dei due pagamenti ricevuti, se, invece, il condominio paga solo una parte del debito, dovrà restituire ai proprietari quanto ha riscosso in più rispetto al pagato; il singolo proprietario conserva sempre il diritto di chiedere al creditore al restituzione del pagamento se quest'ultimo ha ricevuto due pagamenti integrali.

Il soggetto legittimato a compiere le singole operazioni

Mentre dal lato delle entrate del condominio la persona che paga materialmente le quote  è sostanzialmente irrilevante (soprattutto quando il pagamento avviene direttamente sul conto corrente del condominio con un bonifico).

Dal lato delle uscite del condominio la persona  (se diversa dall'amministratore p.t.) che riscuote le quote condominiali o che effettua materialmente i pagamenti potrebbe essere rilevante, in quanto potrebbe essere l'indice di una gestione contabile quanto meno inidonea.

Per comprendere meglio la situazione basta fare riferimento ad un esempio concreto: l'amministratore p.t. di un condominio 1) delega a ricevere i pagamenti un terzo soggetto 2) delega ad effettuare i pagamenti un terzo soggetto. Questo semplice esempio significa che alcune attività del condominio non sono effettuate direttamente dall'amministratore di condominio (anche se viene pagato per questo) e che alcune o tutte le somme di denaro di proprietà dei singoli proprietari passano "per le mani" di soggetti estranei al condominio (situazione che diventa alquanto ambigua soprattutto in presenza di transito di denaro liquido).

In altri termini, il fatto che l'amministratore di condominio vanti, tra i servizi che offre al condominio, la possibilità che la riscossione delle quote o i versamenti in banca (in entrata e in uscita) siano effettuati da terzi soggetti sconosciuti al condominio (e completamente estranei allo stesso), non è certo un bene, al contrario, significa che il denaro del condominio è a disposizioni di soggetti completamente  privi di obblighi e controllo.