La nuova procura alle liti a distanza nel periodo emergenziale presente nel decreto legge 17 marzo 2020, n. 18 convertito in legge il 24 aprile 2020 n 27

L'art. 83 comma 20 ter della decreto legge del 17.3.2020 n 18 convertito in legge il 24.4.2020 n. 27 ha previsto che " Fino  alla  cessazione  delle  misure  di   distanziamento previste dalla legislazione emergenziale in  materia  di  prevenzione del contagio da COVID-19, nei procedimenti civili  la  sottoscrizione della procura alle liti può essere apposta dalla parte anche  su  un documento  analogico  trasmesso  al   difensore,   anche   in   copia informatica per immagine, unitamente  a  copia  di  un  documento  di identità in corso di  validità,  anche  a  mezzo  di  strumenti  di comunicazione  elettronica.  In  tal   caso,   l'avvocato   certifica l'autografia  mediante  la  sola  apposizione  della  propria   firma digitale  sulla  copia  informatica  della  procura.  La  procura  si considera apposta in calce, ai sensi dell'articolo 83 del  cpc, se e' congiunta all'atto cui si riferisce  mediante gli strumenti informatici individuati con decreto del Ministero della giustizia"

Limiti applicativi  della nuova norma a distanza nel periodo emergenziale solo ai processi civili

E' opportuno subito chiarire che la norma relativa alla procura a distanza si applica solo ai processi civili, come espressamente previsto dal decreto legge poi convertito.

Procura alle liti a distanza emergenziale analogica e digitale non sottoscritta alla presenza dell'avvocato, ma trasmessa successivamente al "difensore"

Come si è visto l'art. 83 comma 20 ter del decreto legge 18/2020 prevede una procura a distanza nel periodo emergenziale sottoscritta non alla presenza (contestuale) della parte e dell'avvocato, ma firmata dal cliente e poi trasmessa all'avvocato.

Forma della procura alle liti a distanza emergenziale

La caratteristica della procura a distanza nel periodo emergenziale ex coronavirus è data dal fatto che la procura è sottoscritta dalla parte non alla presenza dell'avvocato e solo successivamente alla sottoscrizione la parte trasmette la procura all'avvocato.

Le modalità di trasmissione possono essere due :

a) tradizionale mediante posta raccomandata

b) mediante formato elettronico (pec emal semplice allegato ad un messaggio tipo what app).

Queste diverse modalità di trasmissione presuppongono due diversi formati  di procure emergenziali, il primo analogico o cartaceo, il secondo elettronico o digitale (sostanzialmente una scansione – pdf o immagine – del documento cartaceo).

Quindi, la parte deve

  • prima firmare la procura e allegare a questa un documento di riconoscimento (meglio se procura e documento sono sulla stessa facciata del medesimo foglio) poi la parte può inviare il documento cartaceo all'avvocato mediante posta ordinaria (meglio se raccomandata)
  • oppure la parte dopo aver firmato la procura cartacea, scansiona la procura e il documento di riconoscimento e invia la scansione (file elettronico pdf o immagine) all'avvocato mediante pec o email semplice oppure come allegato ad un sistema di messagistica.
  • [Non è previsto quale sorte subisca la procura cartacea (originale) dopo la scannerizzazione e la trasmissione della copia informatica (scannerizzata) all'avvocato, personalmente ritengo che per prudenza anche tale documento dovrà essere consegnato all'avvocato].

Procura a distanza emergenziale e il documento di riconoscimento della parte

Come si è detto una procura cartacea (con firma autografa dal cliente) deve sempre esistere (anche se l'avvocato non è presente al momento della sottoscrizione della procura e anche se possono essere diversi i modi di trasmissione della procura all'avvocato).

Proprio questa caratteristica ha spinto il legislatore ad imporre un ulteriore requisito formale: la procura deve essere unita ad una copia  di  un  documento  di identità in corso di  validità della parte che sottoscrive la procura. Il motivo è evidente avere una presunzione della provenienza della firma e della veridicità della firma.

Trasmissione della procura a distanza emergenziale all'avvocato

Risulta evidente che un metodo di trasmissione tradizionale (posta ordinaria o raccomandata) presuppone un documento cartaceo (o analogico), mentre un metodo di trasmissione elettronico (pec, email semplice ecc) presuppone un file elettronico (es. pdf derivante dalla scansione del documento cartaceo).

Questo significa che la procura a distanza nel periodo emergenziale, in formato cartaceo (o analogico) oppure in formato digitale (scansione del documento analogico), deve sempre essere firmata manualmente dalla parte, cioè deve sempre riportare l'autografia della sottoscrizione della parte (non sono ammesse sottoscrizione digitali del cliente).

La differenza dei due tipi di trasmissione (tradizionale o elettronico) incide solo sul documento che viene trasmesso all'avvocato.

Infatti, se la trasmissione avviene com un metodo tradizionale (posta ordinaria o raccomandata ordinaria) l'avvocato ricevere l'originale della procura sottoscritta (in precedenza) dal cliente, (poi sarà l'avvocato che trasformerà il documento in formato digitale). [La lettera della legge non prevede l'ipotesi in cui il documento cartaceo firmato dal cliente e trasmesso all'avvocato, possa essere firmato in modo non digitale dall'avvocato (la firma dell'avvocato deve essere sempre digitale anche per collocare il conferimento della procura a distanza nel periodo emergenziale in un determinato periodo o arco temporale, soprattutto perché la procura a distanza emergenziale è limitata a un periodo di tempo specifico)].

Se la trasmissione della procura all'avvocato avviene in modo elettronico (pec) l'avvocato ricevere già una copia informatica (scannerizzazione) del documento cartaceo, poi l'avvocato dovrà solo firmare il file digitalmente.

Procura alle liti a distanza emergenziale e sottoscrizione dell'avvocato

Come si è visto l'avvocato non è presente al momento della sottoscrizione della procura, ma riceve, in un momento successivo, la procura (in forma analogica o digitale), questa peculiarità, è dal legislatore sottolineata sgravando l'avvocato dall'onere della formale autentica della firma (quindi l'avvocato non scriverà "tale è" oppure "è autentica"), ma deve solo apporre la sua firma digitale sul documento pervenuto.

Peccato, però, che il legislatore aggiunge un inciso ulteriore, affermando che l'avvocato   certifica l'autografia  mediante  la  sola  apposizione  della  propria   firma digitale  sulla  copia  informatica  della  procura, quindi, il legislatore ritiene che l'avvocato anche solo apponendo la sua firma digitale (e senza altro aggiungere) comunque verifica (certifica) l'autografia della firma della parte apposta sulla procura (anche se la sottoscrizione della procura non è avvenuta non in sua presenza!) .

Resta da chiedersi come l'avvocato può tutelarsi dall'eventuale accusa di falso relativo alla procura a distanza. Al momento l'unico suggerimento certo è quello di conservare (in eterno) la raccomandata con cui è stata trasmessa la procura oppure l'email con cui è stata trasmessa la procura, poiché solo gli unici documenti che possono provare che il documento proviene dal cliente.

Quindi è preferibile che  la trasmissione della procura dal cliente all'avvocato avvenga con mezzi che consentono di identificare con certezza chi ha effettuato l'invio del documento e che la trasmissione della procura  distanza venga trasmessa all'avvocato con mezzi che possono conferire certezza sull'invio del documento.

Diventa, inoltre, necessario conservare (in eterno) il mezzo (busta posta ordinaria o pec) cui il quale la procura è stata trasmessa all'avvocato, anche perché occorre considerare il nuovo sistema della prescrizione penale.

Periodo di validità della nuova procura a distanza emergenziale alle liti (fino alla fine delle misure previste per il distanziamento)

Come si è detto l'art. 83 comma 20 ter della decreto legge del 17.3.2020 n 18 convertito in legge il 24.4.2020 n. 27 prevede che fino  alla  cessazione  delle  misure  di   distanziamento previste dalla legislazione emergenziale in  materia  di  prevenzione del contagio da COVID-19,

Questo capoverso presenta almeno tre problematiche a) il riferimento alla legislazione sul distanziamento, b) l'inizio del momento di validità della nuova norma c) la fine della validità della nuova norma d) il collocamento temporale della procura emergenziale (cd data certa).

La procura alle liti a distanza e la  legislazione emergenziale sul distanziamento

L'uso della locuzione "legislazione" (sul distanziamento) crea ulteriori problemi, infatti la locuzione legislazione (probabilmente usata al posto del termine più generico "norma") comporta che se si applicano i principi che regolano le fonti del diritto, dovrebbe essere riferita alle leggi e agli atti aventi forza di legge (decreto legge), ma certo, la locuzione legislazione non può essere riferita ai Decreti del Presidente del Consiglio (DPCM)  e, purtroppo, le norme sul distanziamento sono tutte contenute nel DPCM  e non in Leggi o Decreti Legge, ecco, quindi, che la procura alle liti emergenziale non potrebbe mai avere una  sua efficacia iniziale e finale (in quanto non esiste nessuna norma avente forza di legge (approvata dal parlamento) che ha imposto il distanziamento sociale.

L'inizio e la fine dell'efficacia della procura alle liti a distanza emergenziale

Come si è visto la procura alle liti emergenziale ha u preciso arco temporale di efficacia "l'inizio e la fine" della "legislazione" sul distanziamento sociale. Ora risulta evidente che

  • è incerta la data di inizio di efficacia della norma (la data del primo provvedimento di distanziamento sociale oppure la data del primo decreto legge che contiene l'introduzione della procura a distanza), ma, soprattutto,
  •  è incerto anche il momento finale di efficacia della norma, inteso, non solo nel senso di quando il distanziamento sociale terminerà (qualcuno già pensa che il distanziamento sociale termina il 4 maggio oppure quanto meno è attenuato oppure dal momento in cui è stato previsto che gli studi legali potevano essere aperti).
  •  inoltre è incerto anche se procure emergenziali conferite durante la vigenza della legislazione sul distanziamento possono essere usate nel periodo successivo

Il collocamento temporale della procura alle liti a distanza emergenziale (data della procura)

Il collocamento temporale della procura alle liti emergenziale potrebbe essere data dalla firma elettronica dell'avvocato, in altri termini, la sottoscrizione dell'avvocato con firma digitale è un mezzo per collocare la procura alle liti emergenziale nel periodo di validità della norma e nel periodo di ammissibilità della procura alle liti emergenziale.