Durante l'anno, ma (soprattutto), alla fine dell'anno sorge l'esigenza di verificare la situazione contrabile (in entrata) relativa ai pagamenti dei proprietari. L'esigenza di chiedere il pagamento delle quote arretrate può dipendere (durante l'anno) dalla morosità, accreditata e costante, di alcuni proprietari, alla fine dell'anno dall'esigenza di dover chiudere i conti e pagare i fornitori (insomma predisporre il rendiconto condominiale).

Si potrebbe sostenere che l'amministratore del condominio potrebbe non essere "cosciente" del mancato incasso delle quote condominiali (evitando, così, una sua responsabilità professionale, sia per il mancato incasso, sia per la cattiva gestione condominiale). Oggi, questa scusa non può essere usata, per due ragioni, 1) l'amministratore ha l'obbligo di aggiornare il registro contabilità entro 30 giorni dall'effettuazione di ogni singola operazione in entrata e in uscita, quindi, la finestra di "mancata" conoscenza di una determinata operazione contabile in entrata si è molto ristretta, inoltre, 2) poiché ogni operazione (in entrata e in uscita) deve passare dal conto corrente condominiale è evidente che l'amministratore ha una conoscenza giornaliera della situazione contabile del condominio (con annessa sua responsabilità professionale per gestioni contabili che non seguono questi principi).

Il legislatore con la riforma del condominio, spinge verso questa contabilità "a vista" del condominio, a sostegno di quanto detto si possono portare, oltre i principi sopra indicati, anche l'obbligo di recuperare le spese non pagate entro 6 mesi dalla chiusura dell'esercizio ex art. 1129 comma 9 c.c., questo articolo prevede che "l’amministratore “salvo che sia stato espressamente dispensato dall’assemblea, è tenuto ad agire per la riscossione forzosa delle somme dovute dagli obbligati entro sei mesi dalla chiusura dell’esercizio nel quale il credito esigibile è compreso, anche ai sensi dell’articolo 63 comma I disp. att. c.c." (E' opportuno sottolineare che questa norma è applicabile, senza troppi problemi, al rendiconto consuntivo, ma pone molti problemi se dovesse essere applicata al preventivo).

Risulta evidente che ora si possono verificare due scenari: 1) l'amministratore non si attiva per il recupero, ma resta responsabile per i danni che potrebbe subire il condominio e derivanti dalla sua inattività e per l'inadempimento agli obblighi imposti dalla legge (sanzionabili anche con una decurtazione dell'onorario); 2) oppure, l'amministratore si attiva per recuperare le spese non pagate conferendo ad un legale l'incarico per il recupero mediante la procedura indicata dall'art. 63 disp. att. c.c. (decreto ingiuntivo).

Se l'amministratore non riesce ad ottenere il pagamento, in modo bonario, sarà costretto a richiedere l'intervento di un avvocato per iniziare il recupero coattivo del credito. In questo caso, il legale, procederà ad inviare una "c.d. messa in mora" al proprietario preannunciando l'inizio del procedimento legale. A questo punto, possono verificarsi diversi scenari:

1) il proprietario paga (e la questione si chiude);

2) il proprietario paga gli oneri condominiali, ma si rifiuta di pagare l'onorario del  legale, si pone, quindi, il problema di stabilire quale soggetto è obbligato a pagare tale onorario. Sul punto è possibile sottolineare che, in questa fase stragiudiziale, non esiste una condanna alle spese e non esiste un obbligo da parte dell'inquilino di accollarsi anche questo onere, applicandosi le normali regole in materia di mandato, secondo le quali le spese dell'incarico del mandatario (avvocato) sono a carico del mandante (in questo caso il condominio) e nell'ambito del condominio, la spesa sarà ripartita nell'usuale tabella generale compreso il proprietario moroso;

3) può capitare che il proprietario moroso, ricevuta la lettera dell'avvocato, chieda direttamente all'amministratore una rateizzazione o un piano di rientro oppure stipuli un altro tipo di transazione (es. compensando crediti vantati verso il condominio); in situazioni simili è ovvio che occorre la delibera dell'assemblea di condominio, non potendo l'amministratore stipulare, in modo arbitrario, piani di rientro o dilazioni di pagamento o transazioni senza il consenso dell'assemblea e non potendo l'amministratore derogare, in modo autonomo, all'obbligo di recuperare i crediti entro 6 mesi dalla chiusura dell'esercizio.

In quest'ultima ipotesi, occorre comprendere se nell'originario incarico (stragiudiziale) di recupero del credito è compresa (o meno) anche la fase relativa alla stipula della transazione (o del piano di rientro o della rateizzazione) e, quindi, occorre capire se il condominio è obbligato a pagare queste spese. L'avvocato per poter richiedere questo tipo di spesa deve soddisfare due requisiti: a) deve provare che ha effettuato un'attività (partecipato alla fase della trattiva della transazione); b) deve provare che l'incarico originario (recupero stragiudiziale di un credito) comprendeva anche un incarico (mandato) a transigere, questo perché l'incarico diretto alla stipula di una transazione, (contratto di straordinaria amministrazione), deve espressamente essere contenuto nell'oggetto del mandato ex art. 1708 c.c.,  altrimenti, il mandato è limitato all'attività di ordinaria amministrazione e all'attività strettamente legata al raggiungimento dell'obiettivo prefissato.

Cass. civ. sez. II, del 31 gennaio 2014 n. 2153 in pdf