Come cambiano le regole per le trasferte di lavoro, i rischi se non paghi con carta o butti gli scontrini
Le regole sui rimborsi per le spese sostenute durate viaggi o trasferte di lavoro erano già cambiate dallo scorso anno, ma nella pratica ci è voluto parecchio tempo per metterle in pratica a tutti gli effetti. È utile ricordare che i pagamenti devono avvenire con strumenti elettronici, ogni volta che è possibile, perché altrimenti nella maggior parte dei casi si perde il diritto all'esenzione fiscale. L'obiettivo è proprio ridurre l'uso dei contanti in modo da rendere più facile tracciare ogni transazione.
Cosa rischia chi non usa pagamenti elettronici
Come l'Agenzia delle Entrate ha chiarito in una circolare dello scorso dicembre, i rimborsi spese per le missioni e trasferte lavorative non vengono tassati. Sono esclusi dalla dichiarazione dei redditi, quindi incassati netti. Ma per ottenere questo beneficio deve trattarsi di spese "documentate e comprovate". Che si tratti di vitto, alloggio, trasporti o altro.
Questo significa, innanzitutto, che che bisogna pagare per via elettronica e tracciabile. Può trattarsi di carte di debito o di credito, di app o anche di bonifici parlanti (cioè che spiegano nella causale il motivo del versamento). È cruciale poter dimostrare che il pagamento è avvenuto a una certa ora, in un certo giorno e per uno specifico importo.
In più, è bene conservare tutti i documenti che servono a dimostrare la transazione. In parole povere, mai buttare scontrini, fatture e ricevute. Bisogna poter dimostrare sia che si è fatta una certa spesa, sia che è stata pagata in modo tracciabile. È anche nell'interesse dell'azienda che tutti i documenti di pagamento siano ben conservati, per poterli mostrare in caso di controlli.
Questo non significa che i pagamenti in contati sono impossibili in qualunque caso, ma diventano una soluzione da usare solo quando non ci sono alternative. Altrimenti, se risulta che le regole non sono state rispettate e non è possibile giustificare i rimborsi, il dipendente finisce per doverci pagare le tasse sopra, perché vengono considerati reddito ‘normale'.
Le regole sui rimborsi per viaggi di lavoro
Per il resto, la struttura dei rimborsi non cambia. Naturalmente ha poco di cui preoccuparsi chi utilizza i rimborsi forfettari, perché questi attribuiscono una somma fissa al giorno al dipendente in trasferta. Perciò, non è necessario giustificare in alcun modo le spese sostenute.
Al contrario, le novità riguardano chi riceve i cosiddetti rimborsi analitici, quelli che vengono calcolati sulla base delle somme spese. In quei casi, scatta la necessità di ricostruire precisamente – sempre in via elettronica, a parte rare eccezioni – i pagamenti effettuati e gli scontrini che li comprovano.
Un capitolo a parte è quello che riguarda l'uso della propria auto per motivi di lavoro. Se il dipendente sceglie (per volontà o per necessità) di non usare i mezzi pubblici o i taxi, può ottenere un rimborso chilometrico. Anche su questo lo scorso anno sono cambiate, anche se solo per le auto aziendali a uso promiscuo.
In ogni caso, ci si può far rimborsare in base ai chilometri effettuati con la propria auto (entro parametri stabiliti dall'Automobile club d'Italia). Il viaggio fatto con la macchina però deve essere coerente con l'attività di lavoro di cui si parla, e naturalmente deve essere stato approvato dall'azienda stessa.
