In ufficio si lavora solo 2 ore al giorno, colpa di email e riunioni

In ufficio si dedica troppo tempo a scrivere email e a fare riunioni con la conseguenza che si lavora concretamente solo poche al giorno, in media circa due ore. È quanto emerge da un'analisi condotta negli Usa che ha comparato le abitudini di decine di aziende americane ed è stata pubblicata sul Wall Street Journal. In pratica nelle aziende sia i dirigenti che i dipendenti trascorrano la maggioranza del tempo a inviare o a rispondere alle email e a fare riunioni che dovrebbero permettere all’azienda di funzionare bene, ma che spesso si concludono con un nulla di fatto. Dall’analisi fatta è emerso che, per esempio, in una multinazionale americana i dipendenti trascorrono in media 20 ore alla settimana in riunioni e mandano o ricevono circa 3700 email all’anno. Un dirigente in effetti passa in media almeno otto ore la settimana in riunioni, altre quattro ad occuparsi della posta elettronica e lavora "veramente" soltanto 11 ore. La ricerca comunque ha anche suggerito delle soluzioni per evitare che le giornate lavorative evaporino in questo modo. In pratica bisogna ridurre email e riunioni.

I consigli degli esperti

Secondo gli esperti per ridurre le ore passate in riunione e per renderle produttive c’è bisogno in primis che siano fatte con un gruppo ristretto di persone, massimo 7, e che non durino più di un’ora e mezza, dopo infatti l’attenzione cala. Non va dimenticato inoltre che si deve cercare di evitare di invitare a una riunione dipendenti da diversi livelli manageriali, perché parlano linguaggi diversi e si occupano di problemi differenti. Infine bisogna sempre avere un'agenda chiara, tempi brevi e argomenti precisi per permettere a tutti di conoscere in anticipo gli argomenti e di essere già preparati a fornire il proprio contributo. Per quanto riguarda le email, anche in questo caso si suggerisce di inviarle a gruppi non troppo numerosi, evitando soprattutto chi non è direttamente coinvolto. Altro errore da evitare è di scrivere al vicino di scrivania, con cui si può parlare di persona. Si consiglia inoltre di rendere sempre chiaro l'oggetto della comunicazione.