Pos e scontrini, cosa cambia dal 2026: le nuove regole per negozi e locali

Dal primo gennaio 2026 è entrata in vigore una novità che riguarda da vicino negozi, bar, ristoranti e, più in generale, tutte le attività che incassano pagamenti elettronici. Da quella data è scattato infatti l'obbligo di collegare i terminali Pos ai registratori telematici utilizzati per memorizzare e trasmettere i corrispettivi all'Agenzia delle Entrate. Non si tratta di un nuovo tipo di scontrino né dell'introduzione di un ulteriore documento fiscale, ma di un'integrazione tra strumenti già in uso. L'obiettivo dichiarato è quello di far dialogare in modo coerente i dati degli incassi elettronici con quelli delle vendite certificate, così da ridurre possibili discrepanze tra quanto pagato con carta e quanto trasmesso al Fisco. La misura si inserisce nel percorso di digitalizzazione degli adempimenti fiscali avviato negli ultimi anni, prima con lo scontrino elettronico e poi con la trasmissione automatica dei corrispettivi giornalieri.

Che cos'è il Pos e che cos'è il registratore telematico

Per capire l'impatto della novità è utile chiarire il ruolo dei due strumenti coinvolti. Il Pos è il dispositivo che consente agli esercenti di accettare pagamenti con carte di debito, carte di credito, bancomat, wallet digitali e app su smartphone. Può trattarsi del classico terminale sul bancone, di un dispositivo mobile collegato a un tablet o di un sistema integrato nel software gestionale. Il registratore telematico, invece, è l'apparecchio che memorizza i corrispettivi giornalieri e li trasmette automaticamente all'Agenzia delle Entrate, sostituendo il vecchio scontrino fiscale cartaceo. Dal 2020 è diventato lo strumento ordinario per certificare le vendite al dettaglio. Con le nuove regole, non cambia il funzionamento dei due dispositivi in sé, ma diventa obbligatorio creare un collegamento formale tra lo strumento che incassa e quello che certifica l'operazione.

Come funziona il collegamento tra Pos e registratore

Uno dei dubbi più frequenti riguarda l'aspetto tecnico: sarà necessario collegare fisicamente i dispositivi con un cavo o un sistema informatico dedicato? La risposta è no. Secondo la guida operativa dell'Agenzia delle Entrate, l'associazione avviene attraverso una procedura online nell'area riservata del portale dei servizi fiscali. L'esercente, oppure un intermediario abilitato come il commercialista, deve accedere con le proprie credenziali digitali e comunicare:

• i dati identificativi del registratore telematico;
• i dati del Pos utilizzato;
• l'unità locale in cui i dispositivi operano.

Per i Pos già attivi al momento dell'entrata in vigore dell’obbligo è previsto un termine entro cui effettuare la registrazione. Per quelli installati successivamente, la comunicazione dovrà essere effettuata entro un periodo definito dall'attivazione. Una volta registrato, l'abbinamento resta valido fino a eventuali modifiche, come la sostituzione del Pos o il cambio del registratore

Chi deve adeguarsi e quali strumenti sono coinvolti

L'obbligo riguarda tutti i soggetti che certificano i corrispettivi tramite registratore telematico o procedura web e che accettano pagamenti elettronici. Non sono interessati solo i Pos tradizionali presenti sul banco. Rientrano nella nuova disciplina anche:

• terminali mobili utilizzati fuori dal punto cassa;
• dispositivi collegati a tablet o smartphone;
• sistemi di pagamento virtuali integrati nei software gestionali;
• soluzioni per l'e-commerce quando connesse alla certificazione dei corrispettivi.

In pratica, ogni strumento che consente di incassare con modalità elettronica una vendita soggetta a certificazione deve essere collegato al sistema di memorizzazione e trasmissione dei dati fiscali. Sono esclusi solo i casi in cui, per specifiche previsioni normative, non sussiste l'obbligo di trasmissione dei corrispettivi.

Tempistiche e fase di avvio graduale

Anche se l'obbligo di collegare Pos e registratori telematici decorre ufficialmente dal 1° gennaio 2026, nella pratica gli esercenti possono adeguarsi solo quando sarà attivo il servizio online dell'Agenzia delle Entrate. L'Amministrazione ha infatti comunicato che la piattaforma sarà disponibile nei primi giorni di marzo 2026, con un avviso ufficiale pubblicato sul sito. Per i Pos già in uso a gennaio, gli esercenti avranno 45 giorni di tempo dalla disponibilità del servizio per completare il collegamento. Per i nuovi Pos attivati dopo il 31 gennaio 2026, invece, l'associazione dovrà essere fatta in una finestra precisa: a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo all'attivazione e fino all’ultimo giorno lavorativo di quel mese. Lo stesso vale se si sostituisce o si disattiva un dispositivo già registrato.